Praktyczne narzędzie dla firm w erze e-fakturowania

Zmiany w sposobie dokumentowania sprzedaży to nie tylko wyzwanie technologiczne, ale też organizacyjne. Coraz bliżej do pełnego wejścia w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego oraz usprawnienie obiegu dokumentów finansowych.
Eksperci Pentacompu od lat pracują na rzecz Ministerstwa Finansów przy wielu projektach. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu w projektowaniu i wdrażaniu zaawansowanych systemów informatycznych dla administracji publicznej, Pentacomp wniósł know-how technologiczny. Na tym tle pojawia się PentaSeF (obecnie PentaKSeF Hub) – rozwiązanie stworzone przez firmę Pentacomp, które znacząco upraszcza procesy związane z e-fakturowaniem.

Nowa rzeczywistość podatkowa – skąd ten kierunek?
Krajowy System e-Faktur to projekt Ministerstwa Finansów, którego celem jest cyfryzacja rozliczeń między firmami oraz zapewnienie organom podatkowym bieżącego wglądu w transakcje. Obowiązek korzystania z KSeF dla większości podatników zostanie wprowadzony w najbliższym czasie, a brak odpowiedniego przygotowania może skutkować nie tylko karami finansowymi, ale i poważnymi zakłóceniami w działalności operacyjnej. Dla wielu firm oznacza to konieczność dostosowania systemów informatycznych i procesów księgowych do nowej rzeczywistości. PentaSeF odpowiada na te potrzeby, zapewniając gotowe narzędzie do komunikacji z systemem KSeF.

Co wyróżnia PentaSeF (obecnie PentaKSeF Hub)?
1. Skalowalność i elastyczność wdrożenia
Rozwiązanie może działać zarówno jako niezależna aplikacja, jak i element większej architektury systemowej – bez względu na to, czy firma korzysta z gotowego systemu ERP, czy też własnego oprogramowania.
2. Tryb działania online i offline
PentaSeF pozwala na integrację w czasie rzeczywistym (tryb online), ale także wspiera przesyłanie plików w sposób wsadowy (offline). To duże ułatwienie dla firm działających w środowiskach o ograniczonym dostępie do Internetu lub z wysokimi wymaganiami bezpieczeństwa.
3. Wielostanowiskowy dostęp i zarządzanie rolami
System umożliwia przydzielanie różnych poziomów dostępu dla użytkowników – od księgowych i analityków po osoby odpowiedzialne za techniczne aspekty integracji. Każdy użytkownik ma dostęp do funkcji zgodnie z przypisaną mu rolą.
4. Wbudowana archiwizacja i historia operacji
Dzięki zintegrowanemu repozytorium dokumentów, użytkownicy mają dostęp do historii przesyłek, statusów i odpowiedzi z KSeF. Ułatwia to ewentualne kontrole oraz wewnętrzny audyt.
5. Obsługa wielu jednostek i grup kapitałowych
Firmy wielooddziałowe oraz korporacje mogą w ramach jednego wdrożenia obsługiwać wiele podmiotów gospodarczych, co czyni PentaSeF wyjątkowo przydatnym rozwiązaniem dla grup holdingowych i firm outsourcingowych.

Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami
PentaSeF to nie tylko narzędzie informatyczne wspierające przedsiębiorstwa w procesie integracji z KSeF – to kompleksowe rozwiązanie, które powstało z myślą o praktycznym wdrożeniu wymogów stawianych przez nowe regulacje. System został zaprojektowany w ścisłej zgodności z wymaganiami Ministerstwa Finansów i uwzględnia nie tylko aktualne przepisy, ale także planowane kierunki rozwoju KSeF. Wszystkie operacje odbywają się z wykorzystaniem bezpiecznych kanałów komunikacyjnych, a system obsługuje kwalifikowane podpisy elektroniczne i pieczęcie elektroniczne, wymagane przez KSeF. PentaSeF umożliwia też zarządzanie tokenami autoryzacyjnymi, co pozwala zachować pełną kontrolę nad dostępem do systemu.

Wsparcie na każdym etapie
Wdrożenie systemu do e-fakturowania to złożony proces, dlatego Pentacomp oferuje nie tylko sam produkt, ale także kompleksowe doradztwo – od analizy potrzeb, przez konfigurację techniczną, aż po szkolenie zespołu i serwis powdrożeniowy. Firmy mogą liczyć na:
– wsparcie techniczne i merytoryczne,
– pomoc w integracji z istniejącym oprogramowaniem księgowym,
– aktualizacje w odpowiedzi na zmiany przepisów prawnych.

Dla kogo jest PentaSeF?
Rozwiązanie zostało zaprojektowane z myślą o:
– dużych firmach posiadających rozbudowaną strukturę organizacyjną,
– instytucjach publicznych i spółkach Skarbu Państwa,
– biurach rachunkowych obsługujących wielu klientów,
– firmach technologicznych chcących zintegrować własne systemy z KSeF bez konieczności budowania wszystkiego od zera.
PentaSeF to nie tylko narzędzie informatyczne, ale realne wsparcie dla firm przygotowujących się do nowego modelu rozliczeń podatkowych. Dzięki doświadczeniu Pentacompu w tworzeniu systemów dla administracji publicznej, rozwiązanie to łączy funkcjonalność, bezpieczeństwo i zgodność z przepisami. Dla przedsiębiorstw, które chcą przejść przez transformację e-fakturowania bez chaosu – PentaSeF może być kluczowym elementem tej zmiany.