Bezpieczne wdrożenie KSeF w branży paliwowej

Wymagania legislacyjne w zakresie elektronicznego fakturowania rosną, a ich zwieńczeniem jest wprowadzenie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Zmusza to przedsiębiorców, również w branży paliwowej, do podjęcia działań związanych
ze spełnieniem wymagań formalnych w tym zakresie. Nierzadko wiążą się one z poważnymi wyzwaniami organizacyjnymi i technologicznymi, które wymagają od firm pełnej gotowości procesowej oraz wdrożenia niezawodnych rozwiązań informatycznych. Odpowiedzią na te wyzwania jest PentaSeF (obecnie PentaKSeF Hub).

Obsługa trybu Offline24 bez ingerencji użytkownika
W obszarze technicznym jednym z największych wyzwań jest wystawianie faktur w sytuacjach braku łączności z KSeF. Tak zwany tryb Offline24, może prowadzić do utraty niezapisanych dokumentów, a tym samym do niepewności operacyjnej. PentaSeF niweluje to ryzyko dzięki temu, że działa w pełni automatycznie. Nie tylko przechowuje dane wystawionych dokumentów
do czasu przywrócenia komunikacji, lecz także zapewnia ich przesyłanie do KSeF niezwłocznie
po przywróceniu połączenia – bez konieczności manualnej ingerencji użytkownika.

Zarządzanie transmisją danych między ERP a KSeF
Z punktu widzenia architektury systemowej, PentaSeF nie jest jedynie pasywnym łącznikiem
z Krajowym Systemem e-Faktur. To inteligentne narzędzie, które pełni rolę adaptacyjnego bufora. Jego mechanizmy dostosowują sposób transmisji do aktualnych warunków działania środowiska KSeF, zapewniając stabilną i odporną na zakłócenia komunikację między systemami ERP
a systemem centralnym. Takie podejście pozwala zachować ciągłość operacyjną nawet przy dużym obciążeniu systemów rządowych lub zmiennych warunkach sieciowych.

Automatyczne znakowanie dokumentów kodami QR
Zgodnie z obowiązującymi przepisami faktury przekazywane do KSeF muszą zawierać odpowiednie oznaczenia identyfikacyjne. PentaSeF automatycznie nanosi kody QR
na wizualizację faktury oraz aktualizuje je po uzyskaniu potwierdzenia przyjęcia dokumentu przez KSeF, eliminując w ten sposób ryzyko wprowadzenia do obiegu błędnych lub niepełnych faktur.

Przygotowanie na wdrożenie identyfikatorów płatności
Choć obowiązek stosowania identyfikatorów płatności nie został jeszcze prawnie usankcjonowany jako obligatoryjny, PentaSeF umożliwia ich obsługę już teraz. Wdrażając ten mechanizm z wyprzedzeniem, przedsiębiorstwo może uniknąć ryzyka wynikającego
z konieczności dokonania nagłej reorganizacji procesów w przyszłości.

Zgodność struktury danych z wymaganiami KSeF
Równie istotna jest kwestia struktury danych. Nieprawidłowy format faktury to jedno
z najpoważniejszych zagrożeń związanych z KSeF, prowadzące do jej odrzucenia i potencjalnych konsekwencji podatkowych. Wdrożenie PentaSeF wymusza standaryzację procesu fakturowania, zapewniając spójność ze specyfikacją logiczną KSeF i eliminując potencjalne nieprawidłowości.
Wobec pojawiających się wątpliwości interpretacyjnych dotyczących daty wystawienia faktury
w trybie offline, PentaSeF oferuje transparentne śledzenie zdarzeń procesowych. Każda operacja związana z wystawieniem i przekazaniem faktury jest rejestrowana, co umożliwia wykazanie należytej staranności podczas kontroli podatkowej.

Przygotowanie do kontroli skarbowych i zarządzanie napływem faktur zakupowych
Szczególną wartość PentaSeF w kontekście kontroli podatkowej stanowi możliwość rejestracji pełnej historii zdarzeń procesowych. System zapisuje każdą operację związaną z wystawieniem
i przekazaniem faktury, w tym również dokumenty generowane w trybie offline, umożliwiając natychmiastową odpowiedź na zapytania organów skarbowych. Dane są prezentowane w sposób uporządkowany, co skraca czas reakcji i zmniejsza ryzyko sankcji administracyjnych wynikających z opóźnień bądź braku informacji.
Nie bez znaczenia pozostaje także organizacja przepływu faktur zakupowych. System posiada funkcjonalność tzw. „recepcji faktur zakupowych” z możliwością ustalenia indywidualnych reguł obsługi dla różnych kanałów dostarczania. Dzięki temu faktury są kierowane automatycznie do odpowiednich procesów wewnętrznych, co podnosi efektywność ich przetwarzania i eliminuje chaos operacyjny.
W obliczu nieuchronnych zmian w systemie fakturowania elektronicznego, każda organizacja powinna zastanowić się nie nad tym, czy zdąży z pełną integracją z KSeF, lecz nad tym jak szybko podejmie działania, ponieważ czas przeznaczony na przygotowania nieubłaganie się kurczy. Każdy dzień zwłoki to realne ryzyko braku gotowości, operacyjnego chaosu i potencjalnych sankcji administracyjnych.
PentaSeF jest rozwiązaniem gotowym, dojrzałym technologicznie, operacyjnie sprawdzonym
i przygotowanym do obsługi złożonych struktur organizacyjnych. Jednak nawet najbardziej zaawansowany system nie zrealizuje swojej roli bez decyzji organizacyjnych, bez przemyślanego dostosowania procesów wewnętrznych oraz rzetelnego zaangażowania zespołów finansowo-księgowych. Dlatego Pentacomp dostarcza nie tylko sam system PentaSeF, ale również wspomaga Klientów w dostosowaniu do zmian.
Nie będzie drugiej szansy na spokojne wdrożenie. Nie będzie „cichego przejścia”.
Reforma fakturowania będzie miała charakter bezwzględny – niezależnie od wielkości podmiotu, branży czy poziomu dotychczasowej cyfryzacji. W sytuacji, w której czas staje się największym przeciwnikiem, odpowiednio dobrana technologia może być najważniejszym sprzymierzeńcem.

Autorki:
Monika Jurkowska – Kierownik projektu, Ekspert ds. podatkowo - akcyzowych, Pentacomp
Agnieszka Osowska – Kierownik projektu oraz produktu PentaKSeF Hub, Pentacomp

Źródło: Magazyn Na Stacji Paliw Nr3/2025 / lipiec-wrzesień 2025